* עם קבלת ההמלצה מיו"ר חטיבה / ​​יוזם ההליך [לפי הגדרות יזום ההליך בתקנון] מתבצעים ההליכים הבאים:

• - ​פתיחת תיק

- יצירת דף מעקב בו מתועד כל שלב, כל דיווח שניתן למועמד/ת וכל תכתובת שהתקיימה בתיק (מכתבי יזום, המלצה  וכו').

* המועמד מקבל מכתב מסגן דיקן לקידום אקדמי בו מפורטים הנושאים הבאים:

-הכרזה על פתיחת תהליך קידום
-יוזם ההליך

-תיאור מפורט של ההליך הצפוי כולל הצורך בממליצים, הועדות הכלולות בהליך ותדירות כינוסן, הערכת הזמן  

 הצפוי לכל ההליך וכתובת לפניה לבירורים במהלך ההליך.

* תהליך הקידום מתבצע על פי המפורט בתרשימי הזרימה המצורפים.

    המועמד מקבל דיווח כל  3-6 חודשים (לפי התקדמות ההליך) לגבי מצב הליך הקידום עם העתק ליו"ר החטיבה,   או  יוזם הליך  הקידום.

* סיכום רבעוני של כל פעילות הקידום נמסר לדיקן עם העתק ליו"ר חטיבות.

* במקרה של עצירת ההליך בשלב כל שהוא נמסרת הודעה על כך ע"י סגן דיקן לקידום אקדמי בשיחה אישית אשר  בעקבותיה  יצא   סיכום בכתב למועמד, ליוזם הקידום ולדיקן.

* התקשורת בנושא הקידום היא אלקטרונית תוך שימוש מינימלי בדואר רגיל, על מנת לחסוך זמן.

* באתר הפקולטה קיים דף לקידום אקדמי המכיל את כל המידע הדרוש לצורך קידום אקדמי, כולל:
  הסבר על עקרונות ותהליכי הקידום האקדמי.
  דוגמת כתיבה של ה CV.
  דרישות הקידום האקדמי לכל דרגה.
  ​דרכי התקשרות ופניה.

• * מועדי הקידום של חברי סגל הפקולטה נבדקים באופן שיגרתי ביוזמת סגן דיקן לקידום והערכה. הכוונה להעריך את מצבם  האקדמי של חברי הסגל שלא התקיים לגביהם כל הליך קידום 5 שנים או יותר מאז הדרגה האקדמית האחרונה. הבדיקה נערכת במקביל מול חבר הסגל ומול יו"ר החטיבה / מנהל המחלקה של חבר/ת הסגל.