מה תרצו לחפש?

מה תרצו לחפש?

section-bottom

מדריך קטלוגים

מדריך הזנת פריטים קטלוגיים באומברקו

מה זה קטלוג?

קטלוג הוא בעצם אוסף של כרטיסיות, כשכל כרטיסיה מכילה נתונים על פריט תוכן מסוים.

פריטי תוכן השייכים לקטלוג מסוים, מסווגים ומאורגנים כך שניתן לחפש ולשלוף אותם בקלות. 

כלומר, אנו יוצרים "נתונים על נתונים" (מטא-דאטה) על פריט תוכן מסוים, ואז מציינים את אותם נתונים בכרטיסיה שאנחנו פותחים. בקטלוג, ניתן לחפש לפי מאפיינים וכך לאתר בקלות את פריטי התוכן שאנו מחפשים. 

מה נקטלג? פריטי תוכן שאנחנו יכולים לתת קישור אליהם - תוכן בדף אינטרנט שפתחתנו, קבצים שהעלינו לאומברקו, מערכות מחשוב. 

לפני שמקטלגים

איכות הקטלוג תלויה באיכות הפריטים הכלולים בו. אם הקבצים לא מעודכנים, לא ברורים או חסרים בהם פרטים - הקיטלוג הכי טוב בעולם לא יעזור לגולשים שמחפשים מידע ותשובות. 

  • חשוב שהמסמכים שלנו יהיו מעודכנים ויכללו את כל הפרטים הרלוונטיים, ובצורה ברורה.
  •  מסמך שמועלה כקובץ בפורמט PDF או אחר, חייב להיות נגיש - זה החוק!
  • חשוב גם לזכור שהמסמך כשלעצמו, עלול להיות נטול-הקשר. יכול להיות שמישהו ישלח את הקישור הישיר למסמך, או שמישהי תדפיס את המסמך - חשוב שכל מסמך שלנו יהיה על דף לוגו רשמי עדכני. שיהיה מצוין תאריך הרלוונטיות או תאריך עדכון אחרון, תאריך עברי ולועזי. ושיהיו פרטים של הגורם האחראי על התוכן - למי ניתן לפנות בבירורים ובשאלות. 

איך מקטלגים מסמך?

כל יחידה, מחלקה או פקולטה מקטלגת רק את המסמכים שבאחריותה. המטרה היא שכל מסמך יועלה פעם אחת בלבד לאומברקו, והעותק הזה יהיה הנכון והמעודכן. לאחר שהעלינו את המסמך שלנו לתיקיית המדיה באומברקו, נפתח כרטיסיה בקטלוג המתאים. 





יצירת פריט קטלוגי חדש

איך ניצור פריט קטלוגי, שלב-אחר-שלב

קטלוג מאגד בתוכו פריטים שלהם מכנה משותף. 

ישנם קטלוגיים כלל-אוניברסיטאיים, שיציגו בפני הגולשת או הגולש את הפריטים הרלוונטיים להם, בהתאם לפרסונליזציה:

קטלוג נהלים

כולל נהלי אוניברסיטה, שנתונים, תקנונים, הוראות עבודה, מידע על זכויות. הקטלוג מיועד לאגד מידע שימושי שינחה את הגולשים כיצד לפעול. 

קטלוג טפסים 

מאגד טפסים ומערכות המאפשרות להגיש בקשות וליזום תהליכים. פריט קטלוגי יכול להיות קישור לקובץ PDF או WORD, כמובן עדיף שהטופס יהיה מקוון והקישור יהיה למערכת ממוחשבת. 

קטלוג שירותי מחשוב 

מאגד מידע ושירותים בתחום המחשוב, ביניהן דפי אינטרנט עם מידע והסברים על שירותי מחשוב אוניברסיטאיים, קישורים למערכות כגון דיווח תקלות מחשוב, איפוס סיסמה וכדומה, וגם קישורים למידע על מערך תמיכת המחשוב הפקולטי וכדומה.

קטלוגיים ייחודיים: (בפיתוח)

 במידת הצורך, ניתן להשתמש בקטלוג ייחודי, המתאים לקיטלוג פריטים מסוגים אחרים כגון רשימת סדנאות, גיליונות של כתב-עת ועוד. כל קטלוג כזה עומד בפני עצמו.

ליצירת כרטיסיה חדשה לפריט הקטלוגי שלך, יש להיכנס לקטלוג המתאים וללחוץ על הכפתור Create New Catalog Card

תיפתח תבנית אומברקו של כרטיסיה מהסוג הספציפי המתאים לקטלוג. 

חשוב להבין שכרטיסיית הפריט מכילה מידע-על-המידע (מטא), כלומר עליה לכלול את המידע על הפריט שיבהיר לגולשים שזו אכן הפריט שעונה על הצורך שלהם, שזה הפריט שרצו למצוא. כרטיסיות שלא מתארות בבירור את הפריטים שהן מקטלגות, ייאלצו את הגולשים לפתוח את הקישורים במספר כרטיסיות - במקום ללחוץ ולפתוח רק את הפריט הקטלוגי שאותו הם צריכים. 

 

 

 

הכותרת של הכרטיסיה - השם - היא כמובן בעלת חשיבות גדולה מאוד. רוב האנשים יבצעו חיפוש לפי שם ולכן השם צריך להיות משמעותי וברור ככל הניתן. ככלל אצבע, שם מוצלח יכלול 3 רכיבים רלוונטיים, המעידים על התוכן, ההקשר והרלוונטיות. 

לדוגמא: שנתון תשפ"ד - תואר ראשון - הפקולטה למדעי הבריאות
 
או: שנתון המחלקה לרפואת חירום - תואר שני - תשפ"ד

יש להיזהר משימוש בתארים כגון "נוהל עדכני", "טופס חדש". ללא ציון תאריך, אין דרך לדעת אם התיאור אכן נכון. וגם אם כן - זה לא מידע מועיל באמת. יחד עם זאת, אם יש מסמך עדכני או חדש - חשוב מאוד למחוק את המסמך הישן. 

בשדה העליון שבראש הדף, יש להזין שם. זהו השם שנוכל לראות בתיקיית כרטיסיות הקטלוג באומברקו. 

בשדה title יש להזין את שם הפריט הקטלוגי שיופיע ככותרת הכרטיסייה, בקטלוג עצמו. 

לדוגמא: "נוהל אוניברסיטאי - החלקה על השלג ברחבה המרכזית" . 

שדה  Description אמנם אינו מוגדר כשדה חובה במערכת, אך חשוב מאוד להשתמש בו. ניתן להסביר במשפט-שניים עבור מי הפריט רלוונטי, לציין פרטי קשר לשאלות ובירורים, במקרה שכותרת הפריט אינו ברורה מאליה - לחדד מהו הפריט ומה מטרתו וכן הלאה.

בשדה filters יש לבחור את הפילטרים הרלוונטיים מבין אלו המוצעים. 

בשדה AutoCompleteSearchResultsGroup יש לבחור את האפשרות המתאימה ביותר

שדה Link הוא המקום שבו הכרטיסייה מקושרת אל הפריט אותו היא מתארת. כשהפריט הוא עמוד אינטרנט או מערכת מקוונת, יש להזין את הקישור (לינק, כתובת Url) הרצויים. כשהפריט הוא קובץ של מסמך, השמור באומברקו, יש לבחור אותו מתוך תיקיית המדיה, בלחיצה על כפתור Select Media.

בתוך החלונית שנפתחת להזנת הלינק, יש להזין בשדה link title מילה עד משפט קצר של הנעה לפעולה. לדוגמא: לקריאת הנוהל, להגשת בקשה, לכניסה למערכת...


לאחר מילוי השדות והפרטים הרלוונטים, יש לשמור את השינויים בכפתור save.

לצפייה מקדימה, טרם פרסום, בפריט שיצרנו, יש ללכת צעד אחד אחורה, אל תיקיית הקטלוג עצמה - וללחוץ על save and preview 

לפרסום, יש ללחוץ על כפתור save and publish

פעולות נוספות בניהול קטלוג

לעדכון פרטים בפריט קטלוגי קיים, יש להיכנס אל הכרטיסיה הרלוונטית, לשנות את הטקסט או הפרטים הדורשים עדכון, ולבסוף לשמור ולפרסם את השינויים. 

לשינוי לינק קיים בכרטיסיה, יש להיכנס אליה ולהזין לינק חדש. אם הלינק הוא הפניה לעמוד או פריט מדיה באומברקו, יש למחוק את הלינק remove ואז לבחור מחדש את העמוד או הקובץ הרצוי. 

חשוב: לפני ביצוע שינוי בקובץ הקיים בתיקיית המדיה, מומלץ לעיין ב-i ולראות אם יש עמודים באתר שמקשרים או משתמשים בפריט זה. ניתן לשנות או להחליף את הקובץ, אך מומלץ לוודא שלא נוצר שינוי בעמודים הקיימים.

לעדכון קובץ קיים, יש לגשת אל פריט המדיה הרלוונטי, להסיר את הקובץ הקיים (remove) ולהעלות קובץ חדש. יש לוודא שהקובץ הועלה כראוי ושהלינק הקיים נפתח בצורה תקינה, מתיקיית המדיה ומכרטיסיית הקטלוג הרלוונטית. 

ניתן גם למחוק את פריט המדיה וליצור חדש, במקרה זה כמובן חשוב לעדכן את הקישורים בכל המקומות הרלוונטיים.

מומלץ לנקוט זהירות טרם מחיקת פריט שנמצא בשימוש. 

לשחזור פריט, ניתן לפנות לwebmaster תוך ציון שם מדויק של הפריט, כדי שננסה לאתר ולשחזר אותו.